Allt fler arbetsplatser ser nu hur AI-verktyg kan minska stress, frigöra tid och skapa en mer hållbar arbetsmiljö. Men för att lyckas krävs mer än teknik utan om att förändra arbetssätt i grunden.
I en arbetsvardag där möten avlöser varandra, inkorgen aldrig är tom och informationsflödet är konstant, växer behovet av verktyg som kan avlasta. Här har AI börjat spela en ny roll. Inte som en ersättare för människor, utan som en digital kollega som hjälper till att prioritera, strukturera och effektivisera.
I en nyligen genomförd pilotstudie visade det sig att ICAs medarbetare som använde AI-verktyget Microsoft 365 Copilot i snitt sparade 30 minuter i veckan. Det kanske låter lite men över tid blir det en märkbar skillnad i både tempo och välmående.
Vi har sett att man sparat ungefär 30 minuter per vecka och upplevt mindre stress och att man fått nya möjligheter att göra arbetsuppgifter på andra sätt. Det är både spännande och kul att få möjligheten att ligga i framkant.
Maria Lagerstam, HR Direktör ICA Sverige
Julia Wistrand är en av initiativtagarna till piloten och berättar att de hade ett upplägg där medarbetare fick utbildning, workshops och en chans att växa tillsammans genom att dela erfarenheter.
- I projektet har vi utbildat inom generativ AI, teknik för promptning, specifika funktioner i M365 Copilot och man har haft möjlighet att dela sina lärdomar med kollegor på alla bolag och funktioner, säger Julia Wistrand, Product Manager Employee Experience.
Att införa AI i arbetslivet är inte bara en teknisk fråga utan det är en gemensam förändringsresa. Många upplever osäkerhet inför nya verktyg vilket kräver både tid och stöd för att skapa trygghet.
- Det kan kännas lite osäkert, kanske till och med svårt till en början. Då får vi hjälpas åt, lära av varandra och skapa trygghet i att inte veta. Vi behöver ha tålamod både med oss själva och med tekniken, säger Maria Lagerstam.
De mest uppskattade funktionerna är transkribering och mötessummeringar. För medarbetare med täta scheman har det inneburit en konkret avlastning.
- Speciellt för personer som har mycket möteskrockar i sin vardag eftersom man kan prioritera och på ett enkelt sätt ta igen. Att hitta information, dokument och andra delar kopplat till sin vardag är också något som våra kollegor uttrycker att de använder sig av dagligen, säger Julia Wistrand.
- Det är ett förändrat arbetssätt, tankesätt och förändring överlag att integrera denna typ av teknik i sin vardag. Underskatta inte att det är en stor förändringsresa med framförallt fokus på våra medarbetare, de behöver få möjlighet att utbilda sig, kompetensutveckla sig och vi behöver investera att lära oss tekniken för att få in det i vår vardag, säger Julia.
AI kan inte lösa alla problem men det kan vara ett kraftfullt stöd i att skapa en mer hållbar arbetsmiljö. När tekniken används rätt, med människan i centrum, kan den bidra till både effektivitet och välmående.